Kontrola w firmie – co musisz wiedzieć?

Jak mówi ustawa o swobodzie działalności gospodarczej – w danym czasie w wybranej firmie może być przeprowadzana tylko jedna kontrola. Czas trwania kontroli zewnętrznej zależy od wielkości przedsiębiorstwa:

• w mikroprzedsiębiorstwie trwa do 12 dni roboczych,
• w małej firmie – do 18 dni roboczych,
• w średniej – do 24 dni roboczych,
• w pozostałych – aż do 48 dni roboczych.

Warto również wiedzieć, że ustawowo ten sam obszar działania przedsiębiorstwa można skontrolować dwukrotnie w jednym roku kalendarzowym.

Firmy w Polsce kontrolowane są przede wszystkim przez organy administracji publicznej:

• Urząd Skarbowy i Inspekcję Pożarową (każdy rodzaj przedsiębiorstwa),
• Państwową Inspekcję Pracy (dotyczy przedsiębiorstw zatrudniających inne osoby),
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych (firmy zobligowane do opłacania składek emerytalnych, zdrowotnych,chorobowych, itp.),
• Państwową Inspekcję Sanitarną (firmy mające związek z produkcją żywności, jej obrotem),
• Inspekcję Handlową (kontroluje instytucje handlowe, takiej jak sklepy czy hurtownie),
• Urząd Celny (firmy prowadzące handel zagraniczny),
• Inspekcję Ochrony Środowiska (zakłady przemysłowe),
• Urząd Dozoru Technicznego (zakłady przemysłowe, wesołe miasteczka, firmy budowlane, fabryki),
• Inspektorat Transportu Drogowego (sprawdza firmy transportowe i spedycyjne)

Zasady przeprowadzania kontroli w firmie

Zanim dojdzie do kontroli, przedsiębiorca powinien zostać powiadomiony o tym (zwykle listownie) na przynajmniej 7 dni przed jej rozpoczęciem. Musi on bowiem mieć czas do rzetelnego przygotowania się do niej, czyli zebrania i uporządkowania niezbędnych dokumentów. W żadnym wypadku nie powinno dojść do kontroli po upływie 30 dni od daty powiadomienia.

Kontrolę przeprowadza pracownik danego organu kontroli, który jest zobowiązany do okazania legitymacji służbowej i doręczenia uprawniającego go do przeprowadzenia kontroli upoważnienia.

Czynności kontrolne odbywają się w siedzibie firmy bądź w miejscu faktycznego wykonywania działalności.

Najlepiej, aby przedsiębiorca był obecny podczas wszystkich działań inspektora, dzięki temu w przypadku jakichkolwiek wątpliwości wyjaśnienia zostaną natychmiast złożone, a niejasności rozwiane.

Kontroler powinien powiadomić właściciela firmy o terminach przesłuchań świadków oraz biegłych. Sam przedsiębiorca ma również prawo do brania w nich udziału.

Prowadzona kontrola nie może utrudniać pracy w danym zakładzie mimo iż, kontroler ma mieć zapewniony swobodny dostęp do dokumentów oraz pomieszczeń służbowych. Musi o to zadbać sam właściciel firmy.

Kontrola kończy się w dniu doręczenia przedsiębiorcy protokołu kontroli.

Prawa właściciela firmy po kontroli

W przypadku przedłużających się działań kontrolera bądź jego wychodzenia poza uprawnienia przedsiębiorca może złożyć sprzeciw do organu kontroli. Natomiast jeśli po niezgodnych z procedurą czynnościach urzędników pogorszy się kondycja przedsiębiorstwa, to właściciel firmy może starać się o odszkodowanie od Skarbu Państwa.