Służbowa korespondencja elektroniczna – na co zwrócić uwagę?

Poczta elektroniczna jest powszechnie wykorzystywana do korespondencji służbowej już od ponad 20 lat, lecz wciąż spotyka się pewne błędy mogące niezbyt korzystnie świadczyć o osobie piszącej. Czego zatem unikać? Poniżej przedstawiamy kilka porad.

Częstym błędem jest pomijanie tematu wiadomości lub wpisywanie w tym polu czegoś przypadkowego. Nawet jeśli sami nie dostajemy wielu wiadomości, a z daną osobą korespondujemy tylko w określonych sprawach, powinniśmy wziąć pod uwagę, że adresat może w ciągu dnia otrzymywać kilkadziesiąt takich maili jak nasz i trudno mu się będzie zorientować, który czego dotyczy. Poza tym wiadomości bez tematu są nieraz negatywnie odbierane, gdyż kojarzą się ze spamem. Taka wiadomość może być nawet skasowana przez odbiorcę bez czytania. Jeśli w ramach tej samej konwersacji mailowej zaczynamy pisać o nowym zagadnieniu – zmieńmy również temat wiadomości, by to zasygnalizować.

Zwróćmy uwagę na poziom formalności i sposób zwracania się do odbiorcy. Wiele już było dyskusji na temat formy „Witam”. Niektórym osobom wydaje się ona przydatna ze względu na swoją neutralność – nie jest ani całkiem nonszalancka, ani bardzo formalna. Inni jednak zwracają uwagę, że witać można najwyżej gości w swoim domu. Jeśli więc nie mamy pewności, czy ktoś nie poczuje się urażony, lepiej napisać w sposób, który wydaje nam się zbyt oficjalny, niż w sposób, który może zostać odebrany jako spoufalanie się. Jeśli kogoś dobrze nie znamy albo nie jesteśmy z nim na ty (zwłaszcza jeśli jest to przełożony lub osoba starsza od nas), najbezpieczniej jest napisać „Szanowna Pani” lub „Szanowny Panie”. Nie używajmy imion, nawet w zestawieniach typu „Pani Joanno”, chyba że znamy tę osobę w realnym życiu i wiemy, że możemy się tak do niej zwracać.

Nieumiejętność właściwego wypełniania pól na adresy e-mail odbiorców bywa przyczyną kłopotliwych sytuacji. Zdarzało się już, że ktoś przez pomyłkę ujawnił adresy odbiorców, które powinny były pozostać ukryte. Podstawowym błędem jest wpisywanie wszystkich adresów odbiorców w polu „Do” (ang. „To”). Jeśli nie mamy pewności, że są to osoby, które znają wzajemnie swoje adresy (np. w obrębie jednej firmy), w zależności od interfejsu wpiszmy adresatów w polu UDW/BCC (ukryte do wiadomości/blind carbon copy) lub ustawmy tę opcję przy każdym wpisywanym adresie. Wtedy mamy pewność, że adresy odbiorców nie zostaną ujawnione osobom niepowołanym.

Źle odbierane są też maile o niewłaściwej formie graficznej. Unikajmy nadmiaru formatowania i kolorowych czcionek. Absolutnie nie zapisujmy całych wyrazów wielkimi literami (z użyciem capslocka), gdyż w internecie przyjęło się, że oznacza to krzyk. Jeśli chcemy wyróżnić jakiś fragment wypowiedzi, lepiej go pogrubić albo podkreślić. Zwracajmy też uwagę na przejrzystość. Oddzielajmy akapity, stosujmy interpunkcję. Bez tego treść maila będzie trudna w odbiorze, a nawet całkiem niezrozumiała – nie mówiąc o tym, że ignorowanie zasad interpunkcyjnych świadczy o niedbalstwie piszącego.

Jeśli chodzi o czas, w ciągu którego należy odpisać na otrzymanego maila, oczywiście najlepiej byłoby to zrobić w ciągu jednego dnia roboczego – jednak nie zawsze jest to wykonalne. Jeśli wiemy, że przez dłuższy czas będziemy poza siedzibą firmy, ustawmy autoresponder z informacją, kiedy można się spodziewać odpowiedzi. Jeśli jesteśmy na miejscu, ale nie możemy udzielić odpowiedzi od razu, bo np. wymaga to zdobycia pewnych informacji lub uzyskania zgody innej osoby, co może potrwać kilka dni, poinformujmy o tym autora maila, choćby jednym zdaniem, by nie czuł się ignorowany.