Problemy z nową dokumentacją pracowniczą

Wraz z nowym rokiem zaczną obowiązywać zmiany dotyczące przechowywania akt pracowników. Nowe zasady związane są z wymogami RODO oraz digitalizacji dokumentów. W nowej wersji akta osobowe pracowników będą podzielone na 4 części i każda będzie dotyczyła innego okresu zatrudnienia. Ma to ułatwić segregację i weryfikację poprawności zatrudnienia w danej firmie.

W 4 posegregowanych częściach znajdować się będą informacje od momentu rekrutacji do zakończenia współpracy. W części A mają być gromadzone dokumenty od dnia ubiegania się o pracę do zatrudnienia. Część B dotyczy historii zatrudnienia. Pod literą C znajdować się będą informacje dotyczące odpowiedzialności pracownika wobec wykonywanych obowiązków. Część D akt osobowych składać się będzie z dokumentów dotyczących ustania stosunku pracy.

Ważna zmianą, która wejdzie w życie 1 stycznia 2019 roku, będzie konieczność przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej. Jednak nie wszystkie zmiany zaproponowane przez resort spotkały się z aprobatą. Pojawiły się wątpliwości dotyczące zakresu prowadzenia dokumentacji oraz ewidencjonowania czasu pracy. Zbyt szczegółowe informacje generować będą tylko dodatkowe dokumenty, które później należy przekazać pracownikowi. Ponadto czas pracy, zgodnie z kodeksem pracy, nie musi być przechowywany, co jest sprzeczne z nowelizacją ustawy.

Niemniej proponowane zmiany mają raczej zmniejszyć zakres obowiązku administracyjnego, jaki obejmuje każdego pracodawcę, i znacząco go usprawnić. Dyskusja trwa jeszcze na temat zaakceptowania możliwości prowadzenia akt pracowników zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. W przypadku niewielkich firm elektroniczne akta stają się problematyczne. Ponadto, by zbytnio nie ingerować w obecny wygląd akt pracowników, nowe zapisy powinny być odpowiednio poukładane. Przykładem jest informacja o karach dla pracownika, która zdaniem związku pracodawców polskich powinno być umieszczona w części D, a nie C – nie będzie to burzyło dotychczasowego układu dokumentacji. Na wdrożenie nowych przepisów resort przewiduje 6 miesięcy, jednak złożono już wniosek, aby ten okres był dwa razy dłuższy. Ostateczne decyzje i ewentualne zmiany co do nowelizacji zostaną zaakceptowane w ciągu kilku najbliższych tygodni.