Czym jest benchmarking?

Benchmarking jest to metoda zarządzania polegająca na porównywaniu (analizie porównawczej) praktyk stosowanych we własnej firmie ze stosowanymi w najlepszych przedsiębiorstwach w analizowanej dziedzinie. Innymi słowy polega na podpatrzeniu sposobu pracy i wykrywaniu czynników wpływających na efektywność działań „liderów”, w celu możliwości wprowadzenia ich we własnym przedsiębiorstwie.

Jest to uczenie się i twórcze adaptowanie najlepszych praktyk. Przedmiotem analizy może być całe przedsiębiorstwo, poszczególne miejsca, bądź struktura organizacyjna. Benchmarking, jako proces poszukiwania najlepszych rozwiązań w innych firmach i uczenia się na ich podstawie, stanowi potężne narzędzie w dążeniu do coraz lepszych wyników. Podpatrywanie innych, porównywanie się do najlepszych, nie jest wymysłem naszych czasów. Już w starożytności znana była sentencja: słowa uczą, przykłady pociągają. Pod koniec XX w. podpatrywanie i porównywanie się do najlepszych osiągnęło status metody zarządzania.

Wyróżnia się cztery rodzaje benchmarkingu:

1. wewnętrzny – stosowany w dużych firmach, stanowiący najprostszą formę benchmarkingu, polegający na porównywaniu wewnątrz firmy oddziałów, filii
2. konkurencyjny (zewnętrzny) – trudny w realizacji, polegający na porównywaniu się z najlepszymi firmami z tego samego sektora. Ze względu na stosowanie zbliżonych rozwiązań organizacyjnych i technologicznych nie daje dużych korzyści
3. funkcjonalny (horyzontalny) – uznawany za najlepszy ze względu na potencjalne efekty jego zastosowania, a zarazem najbardziej czasochłonny i trudny do przeprowadzenia ze względu na znalezienie odpowiedniego partnera i wdrożenie odmiennych procesów. Polega na porównaniu funkcjonujących podobnie wybranych obszarów z firmami spoza sektora pod względem funkcjonalnym
4. ogólny (odmiana funkcjonalnego) – polega na porównywaniu procesów o charakterze uniwersalnym, niezależnie od dziedziny i ich działalności.

Benchmarking jest procesem kilkufazowym i przed przystąpieniem do jego wdrożenia należy przygotować plan, uwzględniając wszystkie fazy procesu:

• Należy wyłonić kluczowe obszary, które poddane będą procesowi benchmarkingu i wskazać parametry, którymi określany będzie dobry produkt.
• Identyfikacja partnera benchmarkingu, wybór metod zbierania danych o partnerze, ustalenie terminu spotkania, sprawdzenie kompletności pozyskanych danych.
• Przeprowadzenie analizy danych, która pozwoli na określenie poziomów wyników jakie powinna osiągnąć nasza firma w wyniku wdrożenia ustaleń z benchmarkingu.
• Przedstawienie uzyskanych wyników benchmarkingu pracownikom, celem osiągnięcia akceptacji i wskazania osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie zmian w tych obszarach.
• Ostatnim etapem procesu benchmarkingu jest wdrożenie zmian.

Benchmarking, jak każda koncepcja, nie jest pozbawiony wad. Nie można go traktować jako instrumentu zapewniającego natychmiastowy sukces. Jako proces poszukiwania idealnego rozwiązania. Benchmarking jest procesem ciągłym, a jego celem jest czerpanie nowych pomysłów z innych branż czy gałęzi gospodarki. Nigdy nie ma gwarancji, że firma, która posłużyła do porównań rozwiązała w najlepszy sposób organizację danego obszaru. Nie bez znaczenia są różnice występujące między własną praktyką a praktyką partnera benchmarkingu. Stosowane parametry nie pozwalają na pełne poznanie przyczyn i skutków oddziaływania różnych czynników na firmę.

Benchmarking, jako proces poszukiwania najlepszych rozwiązań w innych firmach i uczenia się na ich podstawie, stanowi potężne narzędzie w dążeniu do coraz lepszych wyników.