Jak stworzyć umowę o zarządzanie firmą?

Duże firmy, w których skład wchodzi nieraz wiele oddziałów czy filii, decydują się niejednokrotnie na zatrudnienie osoby, która będzie zarządzać bieżącymi sprawami w przedsiębiorstwie. Kontrakt na zarządzanie firmą jest rodzajem umowy menedżerskiej i dokumentem wymagającym solidnego przemyślenia warunków ze strony przedsiębiorcy, ponieważ na jego podstawie zarządca zyskuje jakiś stopień swobody w podejmowaniu decyzji dotyczących firmy.

Zatrudnienie na tym stanowisku nieodpowiedniej osoby może więc skutkować dotkliwymi konsekwencjami, dlatego, aby możliwie najlepiej zabezpieczyć swoje interesy, przedsiębiorca powinien pamiętać o podstawowych elementach, które w takiej umowie muszą się znaleźć.

Dane niezbędne w umowie

Oczywiście jak w każdej umowie niezbędne jest precyzyjne określenie stron. I tak powinny się tam znaleźć następujące dane w przypadku osób fizycznych: imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, NIP, seria i numer dowodu osobistego, ewentualnie nazwa firmy, jeśli osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą. W umowie o zarządzanie firmą jedną ze stron zawsze będzie przedsiębiorstwo. W tym wypadku w dokumencie należy zawrzeć informację o nazwie i formie prowadzonej działalności, numerze właściwego rejestru, adresie siedziby, adresie miejsca, w którym ma być wykonywana umowa zarządzania, jeśli np. dotyczy konkretnego oddziału, numer NIP, REGON, imiona i nazwiska osób upoważnionych do reprezentacji firmy i podpisywania umów oraz odpis z rejestru KRS, który dane te potwierdzi. Te same informacje należy umieścić jeśli zarządcą ma zostać osoba prawna.

Określenie obowiązków zarządcy

Następnym, równie ważnym, o ile nie ważniejszym punktem umowy o zarząd firmą, jest określenie obowiązków zarządcy. Aby tego typu kontrakt w ogóle był ważny, muszą one zostać w umowie precyzyjnie wskazane. Zapisy powinny więc dotyczyć obowiązku zarządzania powierzoną firmą, strategii rozwoju, analizy bieżącej działalności i ewentualnej reakcji na korzystne bądź niekorzystne zmiany, poszukiwania i wdrażania nowoczesnych systemów i technologii, czy prowadzenia negocjacji handlowych. Jeśli zarządca będzie odpowiedzialny za pracę zespołu osób, należy również wskazać, jakie będą jego kompetencje w tej kwestii, a należeć do nich mogą zarządzanie i koordynowanie pracy zespołu, rekrutacja nowych pracowników, organizacja szkoleń, warsztatów itp. Warto również zaznaczyć, w jakim zakresie zarządcy przysługuje autonomia decyzyjna, a w jakich przypadkach do podjęcia konkretnego działania niezbędna jest zgoda uprawnionego pracownika firmy.

Określając obowiązki zarządcy przedsiębiorstwo powinno ustalić, czy i w jakim zakresie praca jego będzie miała wpływ na pracę całej firmy, jakiego rodzaju decyzje może podjąć i które z nich znajdują się w zakresie jego wiedzy, kompetencji i doświadczenia, na jak dużą samodzielność można mu pozwolić, by nie zaszkodzić firmie, ale usprawnić jej działanie. Zarządca ma bowiem na celu odciążenie osób prowadzących przedsiębiorstwo, toteż odpowiednio przemyślany zakres obowiązków, jaki zostanie mu przydzielony, może znacznie poprawić efektywność funkcjonowania całej firmy.