Kiedy zdecydować się na outsourcing?

Pojęcie outsourcingu pochodzi od angielskich słów: outside-resource-using. Oznacza zlecanie wykonania usług, zadań, projektów lub procesów zewnętrznym firmom. Działań tych nie powinno się jednak stawiać na równi z umową zleceniem. Outsourcing wykracza bowiem poza układ typu dostawca-odbiorca. Jest relacją długoterminową, w której firma zlecająca oraz wykonawca są równymi partnerami. To układ długoterminowy, mający przynieść korzyści obydwu stronom.

Outsourcing może przyjąć formę pełną, kiedy umowa dotyczy kompleksowej obsługi. Może jednak objąć tylko wybrane obszary działalności, wówczas mówimy o outsourcingu selektywnym.

Działania związane z delegowaniem zadań zyskują w ostatnich latach coraz większą popularność. Warto zainteresować się tą usługą, pamiętając jednak o stosowaniu jej odpowiedzialnie i z rozwagą. Przede wszystkim, zastanówmy się jakie są główne funkcje naszego przedsiębiorstwa i jego misja. To one stanowią mocne strony firmy. Nie delegujmy tych strategicznych obszarów do zewnętrznych podmiotów. Decydują o wartości naszej instytucji, dlatego zawsze powinny pozostawać w naszych rękach.

Możemy natomiast oddać w outsourcing działania pomocnicze. Najczęściej są to obszary związane z kadrami, finansami i podatkami, szkoleniami, administracją systemów informatycznych, obsługą klienta oraz pracami inżynieryjnymi. Wiele firm deleguje też usługi sprzątania i ochrony.

Główną przesłanką do stosowania outsourcingu jest redukcja kosztów. Zdarza się bowiem, że spółka zewnętrzna jest w stanie wykonać zadanie taniej niż nasza. Usługa ta ma jednak szereg innych zalet, które sprawiają, że warto postawić na to rozwiązanie. Delegując zadania z pewnych obszarów, możemy skoncentrować wszystkie siły na najważniejszych celach naszego biznesu.

Zyskujemy też dostęp do doświadczonych pracowników wyspecjalizowanych firm. Dzięki temu otrzymujemy wysoką jakość świadczonych przez nie usług. Jednocześnie mamy możliwość zmniejszenia poziomu zatrudnienia wewnątrz naszej jednostki. Ponadto, przekazanie zadań do zewnętrznych wykonawców odciąża poszczególne działy.

Pamiętajmy jednak, że outsourcing niesie ze sobą pewne zagrożenia. Niektóre firmy, mimo zapewnień, nie posiadają ani wiedzy, ani doświadczenia niezbędnego do prawidłowego wykonania powierzonych im zadań. Dlatego tak istotny jest wybór odpowiedniego podmiotu. Kolejnym niebezpieczeństwem jest zbyt przesadne nastawienie na zmniejszenie kosztów. Prowadzi to do sytuacji, w której wykonawcy zwyczajnie przestaje się opłacać przejęcie zadania. To z kolei odbija się na jakości efektu końcowego.