Organizacja czasu pracy

Podstawą każdej pracy jest odpowiednio rozplanowany dzień. Gdy trzymasz się zasad organizacji czasu pracy, możesz mieć zawsze na wszystko czas i unikasz niechcianej „nerwówki”. Pozytywy wynikające z dobrego zarządzania czasem w pracy odczują również Twoi klienci, którzy nie będą już odczuwać niepotrzebnego stresu, a Ty poświęcisz im odpowiednią ilość czasu oraz zadbasz o nich bez chaosu czy bałaganu w papierach.

Dobra organizacja pracy pozwala na stworzenie warunków, które będą sprzyjały efektywnemu wykorzystaniu czasu. Niestety nawet drobne błędy mogą mieć ogromny wpływ na efektywność pracy. Warto oprzeć organizację czasu pracy o takie niuanse jak: porządek w kalendarzu oraz dokumentach, wyznaczanie priorytetów i najważniejszych zadań, a także prawidłową komunikację pomiędzy pracownikami.

Wśród zasad organizacji czasu w pracy można znaleźć m.in.:

1. Przezorne planowanie, polegające na notowaniu terminów, ocenianiu czasu wykonania danego zadania oraz spisywanie wszystkich spraw do załatwienia danego dnia w punktach.
2. Koncentrowanie się na istotnych zadaniach. Ważne jest, aby swoją pracę organizować według priorytetów oraz koncentrować się na wyłącznie jednym zadaniu na raz. W przypadku najważniejszych spraw należy bezzwłocznie działać, a w pilnych- reagować.
3. Dbanie o koncentrację, czyli słuchanie ulubionej muzyki, spacerowanie oraz robienie wszystkiego, co danemu pracownikowi najlepiej służy.
4. Delegowanie zadań, czyli poszukiwanie osób, które mogłyby jak najlepiej wykonywać wybrane zadania.
5. Rezerwacja godziny na pełną koncentrację oraz robienie sobie przerw, które nie będą marnowaniem czasu, lecz produktywnym zwiększeniem wydajności.
6. Uwzględnienie rytmu biologicznego, czyli wykonywanie najtrudniejszych zadań w okresie największej sprawności psychofizycznej (przed południem), a także poświecenie reszty czasu w okresie mniej słabszym na rutynowe czynności oraz robotę papierkową.
7. Przestrzeganie higieny pracy, oparte o zapewnienie sobie odpowiedniej ilości snu, zdrowego odżywiania i dbanie o relaks.
8. Zwracanie uwagi na sygnały ostrzegawcze, czyli w momencie, gdy dany pracownik poczuje się przeciążony, powinien zwolnić tempo pracy. Warto również pytać kolegów o radę, zażywać jak najwięcej ruchu i w chwili osłabienia tempa pracy załatwiać tylko proste sprawy.

Opracowanie planu, który odpowiednio zorganizuje czas pracy wymaga uzupełniania go na bieżąco i zapisywania go we właściwy sposób. Warto również:

• spisywać zadania w formie krótkich notatek (np. na samoprzylepnych karteczkach),
• szacować dokładny czas poświęcany na wykonywanie wybranych zadań,
• dodawać czas na nieprzewidziane wypadki,
• ustalać priorytety.

Plan powinno analizować się przynajmniej raz dzienne, dzięki czemu można go potem łatwo aktualizować. Warto, aby ta czynność stała się dla nas nawykiem, gdyż będzie owocowało to efektywnym zarządzaniem czasu.

Można również wprowadzić szczegółowe układy zapisu (podziały, nagłówki), systemy wydzielania gotowych rubryk, zastosowania drugiego koloru czy też podziału zadania na grupy bądź kategorie (np. na teraz, priorytet, ważne, do przeczytania, potrzeba więcej informacji).

Zarządzanie czasem, to także zarządzanie samym sobą. Tego rodzaju organizacja pozwala na zwiększenie własnej efektywności oraz przyczynia się do wzrostu wydajności w pracy. Jak mówi przysłowie: „Czas to pieniądz”, warto zatem dobrze nim zarządzać i koncentrować się na robieniu właściwych rzeczy we właściwej kolejności, aby pieniądz mógł się rozmnażać.

One Response to “Organizacja czasu pracy”

1. Patryk pisze:

   26 lipca 2018 o 10:35

   Polecam ciekawe WEBinarium 🙂
   https://webinaria.proidea.pl/kurs/2018-08-14-godzina-11-00-jak-lepiej-ogarniac-swoj-czas-pracy/

   Odpowiedz