Zasady komunikacji werbalnej w biznesie

W biznesie każde słowo ma znacznie. Warto więc dobrze przygotować się do spotkania, by komunikacja werbalna przebiegła bez nieoczekiwanych wpadek. Może to wpłynąć na finalizację ważnej umowy czy transakcji. Komunikacja werbalna ma również silny wpływ na kształt całej firmy. Bo właśnie za pomocą słownych przekazów budowane są relacje z pracownikami.

Odpowiednie komunikaty motywują do działania i podnoszą wydajność zespołu. Niewłaściwa komunikacja werbalna może oznaczać trudności z opanowaniem zespołu oraz egzekwowaniem efektów wykonanych poleceń służbowych. Natomiast na zewnątrz, komunikacja werbalna służy budowaniu marki firmy. Wyważone słownictwo to sposób na uzyskanie renomy w danej branży.

 

Bariery komunikacyjne

 

W komunikacji werbalnej niezwykle istotne jest dostosowanie komunikatu do możliwości odbiorcy. Zbyt fachowe wyrażenia w rozmowie z osobą, która nie ma dogłębnej wiedzy z określonej dziedziny, sprawi że komunikacja będzie nieskuteczna. Potencjalny partner w biznesie nie zrozumie naszych założeń, a tym samym nie sfinalizuje transakcji. Pamiętać należy również o barierach komunikacyjnych i dostosować wypowiedź do panujących warunków, aby pełen przekaz trafił do odbiorcy. Natomiast w przypadku komunikacji przez pośredników, np. przez tłumaczy czy komunikatory internetowe, konieczne jest jasne wyznaczenie sposobu na odpowiedź zwrotną. Dopiero po jej uzyskaniu komunikacja może być kontynuowana.

 

Kultura słowa

 

Zakłócenie w komunikacji wywoływać mogą zniekształcenia przekazu tzw. szumy komunikacyjne, które prowadzą do dezorientacji w odbiorze. Wynikają one najczęściej z zakłóceń w nośnikach komunikacyjnych, np. telefon, kanał komunikacji zaburza również niewyraźna mowa, hałas. W takich warunkach rozmowa biznesowa nie powinna być prowadzona, bo łatwo wówczas o nieporozumienia. Jednak najważniejszą zasadą komunikacji werbalnej w biznesie jest uważne słuchanie partnera. Swoją uwagę warto potwierdzać kiwnięciem głowy lub krótkimi zwrotami typu „rozumiem”, „zgadza się”. Do tego spokojny ton głosu, kultura słowa oraz pewna i przemyślana wypowiedź zagwarantują sukces w negocjacjach. Pamiętać trzeba, że prowadzona jest rozmowa i obie strony powinny mieć okazję na swobodną wypowiedź. W sytuacji niejasności lepiej jest wprost poprosić o wyjaśnienie oraz zadawać dodatkowe pytania, gdyż to również świadczy o zaangażowaniu w rozmowę. Aktywne słuchanie to sposób na lukratywny interes.