Jak zarządzać czasem w biznesie?

Jak wiadomo czas to pieniądz, który jest szczególnie ważny w biznesie. W każdej firmie czas sporo kosztuje, dlatego też tak istotne jest prawidłowe nim dysponowanie. Zarządzanie czasem w biznesie odnosi się zarówno do zespołu pracowniczego, jak i całego przedsiębiorstwa.

Praktykowanie 8-godzinnego dnia pracy nie jest kluczem do sukcesu, a często wręcz przeciwnie – powoduje zwykle stres i frustrację u pracowników. Aby osiągnąć naprawdę dobre efekty w biznesie, należy precyzyjnie wyznaczać terminy oraz ramy czasowe, które będą odnosić się do konkretnych zadań. Warto wówczas określić procesy obejmujące całą firmę, dotyczące budżetowania, organizacji szkoleń, działań integracyjnych, planowania na następny rok, oceny wyników czy weryfikacji kompetencji. W działaniu zespołowym szczególnie ważne jest: określenie stałych czynności, grupowanie podobnych działań, wykorzystywanie okresów największej wydajności, praca zespołowa z kalendarzem i zwoływanie krótkich zebrań, na których omawia się tygodniowe zadania.

Istnieje wiele technik i metod zarządzania czasem w biznesie, jedną z nich jest zasada Pareto.

Zasada Pareto, czyli inaczej zasada „80/20”, została sformułowana przez amerykańskiego teoretyka Josepha Jurana, nie zaś przez włoskiego ekonomistę Vilfreda Pareto (od którego wzięła swoją nazwę i którego zagadnieniem nierównej dystrybucji bogactwa zajmował się Juran) opisuje wiele zjawisk z zakresu ekonomii oraz zarządzania (także czasem w firmie). Jak zauważył sam Pareto 80% dóbr znajduje się w rękach jedynie 20% społeczeństwa. Według zasady jego imienia 20% badanych obiektów (rezultatów) przypada na 80% wybranych zasobów (nakładów). Przekładając to na język biznesu odzwierciedla to sytuację, gdy 20% usług świadczonych przez daną firmę generuje 80% przychodu lub kiedy 80% wszystkich przychodów danego przedsiębiorstwa będzie wygenerowanych przez 20% produktów oraz klientów. Zgodnie z zasadą Pareto: mniejsza część nakładów zawsze będzie generowała większą część rezultatów.

Zasada ta pozwala ustalać priorytety, ułatwiając przy tym organizację czasu w firmie, przez co osiąga się maksymalne wyniki w minimalnym czasie. Produktywność pracowników podnoszona jest dzięki temu, iż 20% ich pracy wystarczy na wygenerowanie 80% rezultatów (zysków). Wystarczy zastosować 4 kroki do realizacji tej zasady: wyznaczyć kryteria, podzielić zakres czynności pracowniczych na mniejsze obszary, skupiając się na tych, które generują zysk, znaleźć powtarzalne czynności, które pośrednio lub bezpośrednio przyczyniają się do tego i wyodrębnić te 20% spotkań, projektów lub rozmów generujących właściwy rezultat, efekt.

Pamiętajmy, żeby w zarządzaniu czasem podwładnych unikać powolnej komunikacji, braku punktualności i terminowości przy wykonywaniu zadań, delegowaniu zbyt dużej bądź zbyt małej ilości obowiązków, wymagania wszystkiego „na teraz” oraz niepozostawiania pracownikom rezerw czasowych.