Open space – wady i zalety

Open space to otwarta przestrzeń biurowa, na której znajduje się jednocześnie wielu pracowników. Rozwiązania tego typu pojawiły się po raz pierwszy w Stanach Zjednoczonych na początku XX wieku, podczas rewolucji przemysłowej, gdy wzrosła liczba pracowników administracyjnych. W Polsce taka organizacja biura stała się popularna w latach 90.

Polscy pracodawcy chętnie decydują się na to rozwiązanie ze względu na oszczędność miejsca, a także łatwiejszą kontrolę pracowników. Z kolei pracownicy nieraz nie są entuzjastycznie nastawieni do tego sposobu organizacji przestrzeni. Poniżej przedstawiamy najczęściej sygnalizowane plusy i minusy biur typu open space.

Zalety

Jak już wspomniano, open space umożliwia oszczędność miejsca – tam, gdzie znajdowałyby się ścianki działowe, można wstawić dodatkowe biurka. W związku z tym firma może wynająć mniejsze biuro i ponosi mniejsze opłaty. Wskazuje się też na szybszy i bardziej efektywny przepływ informacji oraz łatwiejszą komunikację między pracownikami, którzy nie muszą chodzić do pomieszczenia na drugim końcu korytarza lub nawet na inne piętro, by uzgodnić coś z kolegą. Pracownicy nie czują się odizolowani i łatwiej podzielić ich na zespoły (np. usadowić bliżej siebie).

Wady

Przeciwnicy open space wskazują przede wszystkim na trudności w koncentracji spowodowane hałasem i rozmowami współpracowników, a także przerywaniem sobie nawzajem w trakcie zadania; to z kolei może się przełożyć na mniejszą wydajność pracy. Komunikacja jest z jednej strony łatwiejsza i szybsza, ale z drugiej płytsza, gdyż pracownicy boją się rozmawiać otwarcie, gdy mają świadomość, że wszyscy ich słyszą. Problemem jest też brak prywatności i poczucie ciągłej kontroli, gdyż każdy może zobaczyć, co pracownik robi i jakie strony internetowe przegląda. Wskazuje się nawet, że w biurach typu open space łatwiej rozprzestrzeniają się wirusy (gdy np. któryś pracownik jest przeziębiony), co z kolei prowadzi do wyższej absencji chorobowej.

Czy da się te wady wyeliminować albo chociaż zminimalizować? Warto tak zorganizować przestrzeń do pracy, by każdy pracownik miał trochę prywatności. Należy również wygospodarować dodatkowe pomieszczenie lub pomieszczenia, gdzie można coś zjeść, spędzić przerwę czy porozmawiać przez telefon bez przeszkadzania innym. Należy też stosować się do przepisów Kodeksu pracy, zgodnie z którymi trzeba zapewnić pracownikom odpowiednią ilość miejsca – co najmniej 13 metrów sześciennych pomieszczenia i co najmniej 2 metry kwadratowe podłogi. Monitory też powinny się znajdować w odpowiedniej odległości – co najmniej 0,6 m między stanowiskami obok siebie, natomiast co najmniej 0,8 m między tylną ścianką monitora a osobą siedzącą naprzeciwko.