Sztuka negocjacji

Japończycy mawiają: „W sprawach pieniędzy, wszyscy ludzie są sobie obcy”. Ciężko nie zgodzić się z tym twierdzeniem i trzeba przyznać, że w biznesie jest ono nad wyraz prawdziwe. Każde przedsiębiorstwo jest tworem stworzonym w celu zarabiania pieniędzy. Nie dziwi więc fakt, że nawet współpracujące ze sobą firmy, wielokrotnie zmuszone są do walki. Dlatego też bardzo ważne jest, aby zapobiegać konfliktom zanim jeszcze zdążą się one rozwinąć. Z tego też względu sztuka negocjacji jest tak chętnie wykorzystywana w stosunkach biznesowych.

Pomimo że najlepszym wyjściem dla wielu przedsiębiorstw jest zazwyczaj współpraca, często dochodzi między nimi nie tylko do drobnych nieporozumień ale też do poważniejszych konfliktów. Najlepszym wyjściem z takiej sytuacji jest niewątpliwie przeprowadzenie negocjacji.

Negocjacje biznesowe

Negocjacje to zazwyczaj rozmowy, których celem jest rozwiązanie problemu, skutecznego i zadowalającego obydwie strony. Najlepszym dla stron rozwiązaniem jest uzyskanie consensusu – wspólnego, korzystnego dla obu stron rozwiązania spornej sytuacji.

W biznesie, najczęstszymi przedmiotami podlegającymi negocjacjom są umowy kupna-sprzedaży towarów, polityka przedsiębiorstwa, świadczenie usług względem partnerów biznesowych a także wielokrotnie zdarza się, że negocjowane są sprawy wewnątrz jednego przedsiębiorstwa. Mogą to być sprawy związków zawodowych, postulaty pracowników, sprawy bieżące.

Podział ról negocjatorów

Aby skutecznie przeprowadzić negocjacje niezbędny jest odpowiednio zbudowany zespół ludzi. Oczywiście w wybranych sprawach można zrezygnować z całego zespołu i powierzać przeprowadzenie negocjacji jednemu wyznaczonemu negocjatorowi, jednak niekiedy z uwagi na złożoność sprawy, jego wiedza o poszczególnych aspektach może okazać się niewystarczająca. Każdy z członków zespołu negocjacyjnego powinien mieć ściśle określoną rolę. Do skutecznego kierowania niezbędny jest lider grupy. Oprócz niego ważną funkcję pełni też protokolant, spisujący protokół negocjacji. Niezbędne może okazać się również wsparcie specjalistów z określonych, związanych z problematyką negocjacji, dziedzin wiedzy. Oprócz tego istotne może okazać się też wsparcie prawników lub biegłych.

Zasady skutecznych negocjacji

Pomyślne zakończeni negocjacji wymaga ścisłego trzymania się zasad ich prowadzenia:

1. Jedną z najważniejszych zasad jest oddzielenie przedmiotu negocjacji od ludzi reprezentujących sprzeczny z nami pogląd. Jest to szczególnie istotne ponieważ nie kierując się tą zasadą można ulegać emocjom, które skutecznie utrudniają rozsądną ocenę sytuacji. Ważne jest tutaj również szukanie korzyści dla drugiej strony, dzięki czemu będziemy mogli ją łatwiej przekonać. Zaproponowanie rozwiązania przynoszącego korzyści może niejednokrotnie okazać się bardzo cenną kartą przetargową. Drugim negatywnym aspektem spojrzenia na negocjacje przez pryzmat emocjonalny jest fakt, że w takiej sytuacji często odchodzi się od merytorycznej dyskusji i poszukiwania rozwiązania problemu, a skupia się na chęci wykorzystania drugiej strony. Takie zachowania wzmagają wrogość i prowadzą do niepożądanej eskalacji konfliktu.
2. Kolejną fundamentalną zasadą jest koncentrowanie się na osiągnięciu celów i wykonaniu zadania a nie na prezentowanych poglądach. Niezastosowanie się do tej zasady niewątpliwie będzie miało negatywne konsekwencje w postaci zakłócenia przebiegu negocjacji. Wymiana poglądów z pewnością zepchnie na dalszy plan poszukiwanie rozwiązania, a także podobnie jak to opisano wyżej, może również doprowadzać do konfliktów.
3. Trzecią zasadą, której opisanie tutaj jest niezbędne jest zasada szukania korzyści dla obu stron. Warto nadmienić, że nie powinniśmy wyszukiwać tylko jednego wariantu korzyści ale kilku. Im więcej możemy zaoferować drugiej stronie tym lepiej. Zabieg taki powoduje, że druga strona konfliktu spojrzy na as przychylnie, na pewno zastanowi się nad przedstawionym rozwiązaniem, a także oddali możliwość nieprzychylnego rozwoju sytuacji. Dzięki temu dyskusja może się uspokoić skłaniając obie strony do zawarcia porozumienia. Oprócz tego powinniśmy także starać się zawsze o obiektywną ocenę sytuacji. Bezstronni negocjatorzy w postaci prawników lub biegłych z pewnością w tym pomogą.

Negocjacje krok po kroku

Sam przebieg negocjacji nie jest skomplikowaną czynnością i jest w głównej mierze rzeczą umowną. Ważniejszy, niż z góry narzucona forma, jest taki przebieg negocjacji, w którym obie strony traktują siebie z szacunkiem oraz starają się wykazać wyrozumiałością. Niemniej jednak warto zaznajomić się z ogólnymi zasadami. Pierwszą czynnością jaką należy wykonać to przedstawienie omawianego problemu oraz przedstawienie stron i ich poszczególnych członków. Następnie należy przedłożyć postulaty wyjściowe i miarę toczenia się dyskusji przedstawiać nowe bądź z nich rezygnować. Należy też pamiętać, że korzystnie jest odpowiadać ofertą na ofertę drugiej strony. Warto też uważać, aby nie przerywać wypowiedzi innych osób, a także aby nie odbiegać od tematu negocjacji.

Stosowanie się do powyższych zasad z pewnością uczynni negocjacje bardziej przystępnymi oraz zwiększy Twoje szanse na osiągnięcie consensusu, a przedsiębiorstwu niewątpliwie przyniesie zysk. Nie tylko w formie majątkowej, ale również w formie dobrej opinii.